Penatausahaan dan Pembaruan Ijazah di Indonesia: Menelisik Aturan Baru Kemendikbudristek – Pemerintah melalui Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah, khususnya pada BAB III dan BAB IV, kembali menegaskan pentingnya pengelolaan dokumen akademik secara rapi, modern, dan aman. Dalam dokumen resmi tersebut, dua bab yang krusial ini mengupas tuntas bagaimana penatausahaan serta pembaruan ijazah dan transkrip nilai harus dilakukan oleh satuan pendidikan.
Aturan ini tidak hanya menyentuh aspek administratif, tapi juga menjadi tulang punggung transparansi dan keabsahan dokumen pendidikan nasional. Dengan maraknya digitalisasi dan peningkatan mobilitas akademik, pengelolaan ijazah yang akurat dan sah menjadi isu sentral.
BAB III: Penatausahaan Ijazah dan Transkrip Nilai
Dalam Pasal 8, ditegaskan bahwa setiap satuan pendidikan wajib melakukan penatausahaan ijazah dan transkrip nilai. Penatausahaan ini tidak sebatas menyimpan dokumen dalam bentuk fisik, tetapi juga dalam bentuk digital.
Satuan pendidikan diwajibkan menyimpan dua jenis dokumen:
- Hasil pindai (scan) dokumen Ijazah dan Transkrip Nilai dengan tanda tangan basah.
- Dokumen elektronik dengan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.
Langkah ini diambil demi menjaga integritas data akademik dan mengantisipasi kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan dokumen di masa mendatang. Tanda tangan elektronik tersertifikasi menjadi jaminan bahwa dokumen tersebut sah secara hukum dan dapat diverifikasi secara digital.
Pasal 9 menambahkan bahwa jika terjadi penutupan satuan pendidikan, maka hasil pindai dokumen dan dokumen elektronik tersebut wajib diserahkan kepada Dinas Pendidikan atau Kementerian sesuai dengan kewenangan yang berlaku. Ini bertujuan untuk menjamin bahwa hak peserta didik tetap terlindungi meskipun lembaga asal mereka sudah tidak beroperasi.
BAB IV: Pembaruan Ijazah dan Transkrip Nilai
Salah satu bagian yang paling sensitif dalam pengelolaan dokumen pendidikan adalah ketika terjadi kesalahan, kehilangan, atau kerusakan pada dokumen asli. Untuk itu, BAB IV hadir sebagai payung hukum yang memfasilitasi proses pembaruan.
Pasal 10: Ragam Pembaruan
Pembaruan ijazah dan transkrip nilai dibagi menjadi tiga jenis:
- Perbaikan karena adanya kesalahan penulisan.
- Penerbitan ulang karena dokumen rusak atau hilang.
- Pencetakan ulang jika dokumen elektronik masih ada namun terjadi kerusakan fisik.
Pembaruan ini hanya dapat dilakukan atas permintaan dari pemilik dokumen.
Pasal 11: Perbaikan Dokumen Akademik
Kesalahan dalam penulisan muatan ijazah dan transkrip nilai dapat diperbaiki oleh satuan pendidikan. Namun, ada ketentuan yang harus diperhatikan:
- Perbaikan menggunakan nomor ijazah nasional yang baru.
- Harus disertakan keterangan tentang kesalahan dan hasil perbaikannya.
- Disahkan oleh kepala satuan pendidikan yang sedang menjabat saat perbaikan diterbitkan.
Jika sekolah sudah tutup, maka perbaikan dilakukan oleh Dinas Pendidikan atau Kementerian dengan otoritas sesuai kewenangan mereka.
Pasal 12: Format Perbaikan
Format ijazah dan transkrip nilai hasil perbaikan harus mengikuti Lampiran II dari peraturan ini, dan bisa diunduh melalui sistem digital yang sudah disediakan pemerintah.
Pasal 13: Penerbitan Ulang
Dokumen yang hilang atau rusak juga bisa diterbitkan ulang. Perbedaannya dengan perbaikan adalah bahwa nomor ijazah nasional tetap sama seperti dokumen asli.
- Dokumen disahkan oleh kepala satuan pendidikan saat itu.
- Jika sekolah tutup, kembali dilakukan oleh dinas atau kementerian.
- Ijazah hasil penerbitan ulang juga wajib mencantumkan keterangan bahwa dokumen tersebut adalah hasil penerbitan ulang.
Pasal 14: Format Ulang Ijazah
Sama seperti perbaikan, format ijazah hasil penerbitan ulang juga harus sesuai dengan yang dicantumkan dalam Lampiran III dari peraturan, dan bisa diunduh secara resmi.
Pasal 15: Pencetakan Ulang
Pencetakan ulang dilakukan jika dokumen elektronik masih tersimpan, namun dokumen fisiknya rusak atau hilang. Ini bisa dilakukan langsung oleh pemilik ijazah maupun pihak satuan pendidikan.
BAB V: Pengakuan Ijazah dari Luar Negeri
Dalam era globalisasi, pendidikan lintas negara semakin jamak. Maka dari itu, Pasal 16 memberikan landasan hukum bagi pengakuan ijazah luar negeri di Indonesia:
- Ijazah luar negeri diakui untuk melanjutkan pendidikan di dalam negeri.
- Pengakuan dilakukan oleh satuan pendidikan yang dituju, berdasarkan panduan dari Kementerian.
- Jika perlu, satuan pendidikan dapat mengusulkan penambahan informasi terkait sistem pendidikan luar negeri untuk panduan tersebut.
Urgensi Penataan Administrasi Ijazah di Era Digital
Langkah-langkah di atas tidak hanya merefleksikan modernisasi dalam sistem administrasi pendidikan nasional, tetapi juga menciptakan standar keabsahan dan keandalan data akademik yang tak bisa diganggu gugat.
Dengan kemudahan akses terhadap dokumen elektronik serta sistem verifikasi digital, potensi pemalsuan ijazah dapat ditekan. Selain itu, pemerataan informasi dan jaminan keabsahan dokumen memberikan rasa aman bagi peserta didik, orang tua, dan institusi pendidikan.
Kesimpulan
Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Menengah, khususnya dalam BAB III, BAB IV, dan BAB V, memberikan fondasi kuat dalam menjaga integritas dokumen akademik nasional. Dari penatausahaan hingga pembaruan dan pengakuan ijazah luar negeri, semuanya diatur secara menyeluruh dan adaptif terhadap kemajuan teknologi.
Dengan begitu, sistem pendidikan Indonesia tidak hanya mampu menyesuaikan diri dengan era digital, tetapi juga menjamin keabsahan dan legalitas dokumen pendidikan yang menjadi hak setiap anak bangsa. Inilah bentuk nyata bahwa pendidikan tak sekadar soal pengajaran, tapi juga soal tata kelola yang rapi dan akuntabel.
